Projektmanagement heute

Motivation und Ziele:

Ziel der Lehrveranstaltung ist es den Studierenden grundlegende fachliche Kenntnisse über die Entwicklung von Organisationen und die Bedeutung von Projektmanagement zu vermitteln. Im Sinne des Erfahrungslernens werden reale Projekte in Kooperation mit NGO’s durchgeführt! Bei den NGO’s wurde besonders der Fokus auf jene Organisationen gelegt, die ein aktives Freiwilligenmanagement implementiert haben, weil dies einerseits durch gesellschaftliche Entwicklungen (demografische Veränderungen, Schwächung der Vereine durch Mitglieder- und Ehrenamtsschwund, Rückgang von traditionellen Ehrenamtsverständnis hin zu modernem, kurzweiligen Freiwilligeneinsatz sowie Privatisierung von sozialen Herausforderungen, siehe z.B. im Umgang mit Flüchtlingen) eine wichtige Kompetenz für künftige berufliche Entwicklungen darstellen wird und andererseits eine enge Verbindung zwischen Freiwilligenmanagement und Projektmanagement herrscht, z.B. bei der Umsetzung neuer Projekte und –initiativen. Studierende, die eigene Projektideen entwickeln, können diese auch unabhängig der Angebote der NGO’s konzipieren und durchführen.

Methoden:

Um dem Ziel gerecht zu werden, eine möglichst realitätsnahe Projektarchitektur aufzuziehen, wird ein eigene Struktur entwickelt, welche die Mitwirkenden auf besondere Weise involviert. Entlang des Prinzips des „experienced-based-learnings“ werden zuerst Gruppen von 4-5 Personen gebildet, die sich aus dem Angebot möglicher NGO-Projekte ein für sie passendes aussuchen. Jede der mehreren parallel arbeitenden Projektegruppen nominiert daraufhin ein Mitglied als Projektleitung. Alle Projektleitungen bilden zusammen mit der LV-Leitung einen eigenen Steuerungskreis im Sinne eines Multi-Projektmanagements.

Die LV ist zweigeteilt. Der erste (früh im Semester stattfindende Termin) dient dem Strukturaufbau und der Planung der Aktivitäten (Kontakt zum Feld, Abstimmung mit maßgeblichen Personen dort im Sinne einer Auftragsklärung, Stakeholderanalyse, Vorgehensweise, Milestones, Zeitplan und Ressourcenverteilung).

Der zweite (spät im Semester stattfindende Termin) dient der Ergebnispräsentation. Dazwischen findet der eigentliche, in Eigenregie durchgeführte Arbeitsprozess statt. Um von der LV-Leitung genügend Unterstützung (sofern notwendig) zu erhalten und auch um ein Kontrollsystem zu etablieren, finden mehrere Zusammenkünfte des Steuerungskreises statt, bei denen der Fortgang der Projekte berichtet wird und allfällige Probleme (Konfliktbearbeitung innerhalb der Projektgruppen) besprochen werden können, sowohl hinsichtlich der vielfältigen Feldkontakte in den einzelnen Projekten als auch hinsichtlich der Steuerung der Projektgruppen und allfälliger Schwierigkeiten in der Wahrnehmung der Leitungsrolle ebendort.

In der nach den Präsentationen der inhaltlichen Ergebnisse folgenden Gesamtauswertung (beim zweiten Termin) wird der Akzent auf den Gruppenprozess gesetzt, die Kooperationsgeschichte der Gruppen sowie die Ausübung von Leitung einerseits und das Erleben derselben durch die Geleiteten andererseits. Hierbei wird der Zielsetzung des gesamten Programmbereichs SCOL im wörtlichen Sinn Rechnung getragen (SCOL = Social Competence and Organizational Learning). Für alle Mitwirkenden, ob als Leitung oder als Geleitete, hinterlässt dies nachhaltige Eindrücke.

Einzel-, Paar- und Gruppenarbeiten zu den Themen, z.B.:

- Wahrnehmen und Beobachten von Gruppendynamiken anhand der Erfahrungsgruppe „Delegiertenkreis“

- Reflexion von hierarchischen Systemen als sozialkommunikatives System

- Mini-Lab zur Konstituierung von Projektgruppen: Kennenlernen, Ich in Gruppen, Erfahrungen als Projektleitung, Projektplanung, etc.

- Planung und Konkretisierung von Projekten inkl. vordefinierter Schritte aus dem Projektmanagement

Vorträge zu den Themen:

- Projektmanagement damals und heute, Anwendungsfelder, Rollen, Zielsetzungen, Zeitmanagement, Projektstrukturplan, etc.

- Projekte im Spannungsfeld zwischen Linienorganisation und Projektorganisation

- Widerspruchs- und Konfliktmanagement

- NGO’s heute mit Fokus auf Organisation und Umwelt

Diskussionen zu den Themen:

- Resonanz, Erfahrungen mit Projekten

- Ideen zu Projektmanagement

- Definition von Lerninteressen

Durchführung eines realen Projekts: Vertreter*innen von NGO*s stellen verschiedene Projekt vor, die dann von den Studierenden gewählt werden können. Darauf folgt die Umsetzung der erprobten Theorie in die Praxis; inkl. Wahl einer Projektleitung, Projektplanung, Stakeholderanalyse, Kommunikation innerhalb des Projektteams, mit dem Auftraggeber (NGO) sowie mit der LV-Leitung. Als Beispiel kann hier der Projektauftrag des Kärntner Bildungswerks erwähnt werden. Im Rahmen dessen recherchierten die Studierenden Hintergründe zum Thema Freiwilligenwesen in der Kärntner Kulturlandschaft und erstellten eine Podcastfolge über ihre Ergebnisse. Dafür führten sie Interviews z.B. mit einer Freiwilligen des KBW, sammelten weiteren Inhalte, erstellten ein Konzept und führten den Pilotversuch durch.

Peer learning:

Die Studierenden lernen auf verschiedenen Ebenen von- und miteinander: einerseits erfahren sie sich in ihrer Projektgruppe mit dem Druck, ein bestimmtes Projektziel zu erreichen. Darüber hinaus lernen sie in ihrer Rolle als Projektleitung, wie sie die Kommunikation zwischen Team und Auftraggeber steuern und schlussendlich lernen sie auch durch den Austausch mit den anderen Projektleitungen.

Exkursionen und Begleitungen:

Um die realen Projekte mit und für NGO’s realisieren zu können, ist es notwendig, dass die Studierenden durch speziell abgestellte Hauptamtliche während der Projektphase begleitet werden. Sie werden in die NGO eingeführt, mit der Thematik vertraut gemacht und je nach Bedarf noch mit Betroffenengruppen bekannt gemacht. Dies ermöglicht es, dass die Studierenden über den Projektauftrag hinaus auch ein tiefergehendes Verständnis für Aufbau und Struktur von NGO’s, inhaltlichen Thematiken und Umgang mit bestimmten Betroffenengruppen erlangen. Beispiele hierfür sind: Für ein Projekt mit der Lebenshilfe Kärnten zum Thema barrierefreie Nachrichten lernten die Studierenden die Klient*innen der Organisationen kennen, die speziell mit der Übersetzung von Nachrichten in Leichter Lesen-Sprache betraut waren, sie erfuhren ein Grundwissen in der Anwendung von Leichter Lesen-Sprache und weil der Auftrag beinhaltete, dass sie ein Nachrichtenvideo erstellte, lernten sie auch wie ein barrierefreies Video konzeptualisiert, gefilmt und geschnitten wird. Die Studierenden erreichten das Ziel in mehrfacher Weise, sie führten einen erfolgreichen Pilotversuch durch und erstellten ein Konzept, wie künftig Freiwillige dies selbstständig realisieren können.

Ergebnisse:

1. Selbstkompetenz und Persönlichkeitsentwicklung

2. Sozialkompetenz, Methoden- und Interventionskompetenz

3. Gruppen- und Organisationskompetenz

4. Netzwerkaufbau und berufliche Perspektiverweiterung

Die Lehrveranstaltung „Projektmanagement heute“ reagiert insbesondere auf die Vielfalt der Anforderungen an Personen, die sich in organisationalen Kontexten bewegen oder dort Steuerungsfunktionen anstreben oder bereits innehaben.

Im Projektmanagement kristallisiert sich ein Grundproblem moderner Organisationen heraus. Für ihre Stabilität brauchen sie eine verlässliche Struktur, für wechselnde Aufgaben brauchen sie ein Höchstmaß an Flexibilität. Der zusammenfassende Begriff dafür ist „Hierarchiekrise“. Dies bringt Personen, die Projekte managen, in eine Situation, in der sie besondere sozial-kommunikative Fertigkeiten benötigen. Genau darauf beziehen sich die Inhalte des Seminars. Deutlich gemacht werden alle neuralgischen Kommunikationssituationen (nach oben, unten, innen und außen), die sich aus der sozialen Komplexität von Projekten ergeben und die zu bewältigen sind – Auftragsklärung, Umfeldanalyse, Schnittstellenbearbeitung, Teambildung und -steuerung, Implementierung.

Ablauf:

1) Einführung in Projektmanagement: durch Vorträge und Gruppendiskussionen. Dabei werden die wichtigsten Aspekte besprochen und beschrieben.

2) Einführung in das Freiwilligenmanagement: im Rahmen eines Vortrags wird auf das Freiwilligenwesen in Österreich und Kärnten sowie auf die notwendigen Strukturen und Prozesse hingewiesen.

3) Gruppendynamische Erlebnisräume: in speziellen Übungen werden die Studierenden durch aktives Mittun und Beobachten von verschiedenen Gruppensettings für die eigene Rolle in Gruppen, Dynamiken in Gruppen und unterschiedliche Führungsstile sensibilisiert und zum Reflektieren und Diskutieren angehalten.

4) Präsentation von den Projekten, durchgeführt von den Vertreter*innen der eingeladenen NGO’s

5) Projektgruppenfindung inklusive eigenverantwortlicher Projektplanung

6) Während der Projektumsetzungsphase findet eine engmaschige Begleitung durch das Lehrbeauftragten-Team sowie durch die Vertreter*innen der NGO’s statt. Dies erfordert eine sehr gute Kommunikation zwischen den Projektteams, den Lehrbeauftragten und den NGO-Vertreter*innen. Neben flexiblen, situationsabhängigen Interventionen sind auch fixe Intervisionstermine für Besprechungen über Fortgang und Herausforderungen zwischen Projektleitungen und Lehrbeauftragten-Team zu absolvieren, um einen bestmöglichen Projektverlauf im Rahmen der Lehrveranstaltung zu gewährleisten.

7) Wie bereits weiter oben beschrieben gibt es auch eine Phase, in welcher die Studierenden in die jeweilige NGO eingeladen werden und dort weitere Informationen und Details zum Projektauftrag erhalten. Je nach Projektcharakter kann dies ein einmaliger oder mehrere Termine sein. Als Beispiel sei hier ein Projekt aus dem letzten Sommersemester erwähnt, wo eine Gruppe einen Bewegungskalender für Senior*innen eines Altenwohn- und Pflegehauses der Caritas Kärnten erstellt haben, welcher von Freiwilligen in der Begleitung herangezogen werden kann. Dafür fand ein Termin mit der Einrichtungsverantwortlichen statt, wo mit den Studierenden vorhandene Ressourcen, Wünschen, Budget und Nicht-

Zielen festgelegt wurden. Nach der inhaltlichen Aufbereitung wurden die erarbeiteten Inhalte mit einer Gruppe der Bewohner*innen ausprobiert. Der dritte Termin wurde zur abschließenden Überreichung des Projektergebnisses genutzt.

8) Nachdem jedes Projektergebnis den NGO’s als Auftraggeber*innen übergeben wurde folgt die letzte Phase des Reflektierens, Aufbereiten und Präsentieren: die Studierenden reflektieren schriftlich sowohl individuell als auch als Gruppe und lassen alle gewonnenen Erkenntnisse in eine Präsentation einfließen, die als Projektabschluss dient. Dies ist dann auch die letzte Möglichkeit, das Projekt im Plenum vorzustellen und in einer letzten reflektierenden Diskussion abzuschließen.

Die didaktische Grundlage für diese praxisorientierten LV-Typ stellt das Konzept des Service Learning dar, deren Wurzeln in soziologischen und/oder psychologischen Betrachtungsweisen und Erkenntnisse liegen und auch unter den Begriffen Verantwortungslernen oder auch Lernen durch Engagement bekannt ist. Durch die engmaschige Begleitung während der Projektumsetzungsphase und die vielfachen Reflexionsmöglichkeiten erfahren die Studierenden eine qualitätsvolle Form des Service Learning, die den Transfer von theoretischem zu praktischem Wissen erleichtert, soziale und selbst Kompetenzen fördert und eine metakognitive Kompetenzen trainiert.