Prozessmanagement - Lebensraum wird Forschungsraum

Nähere Beschreibung des Projekts

Die berufsbegleitenden Studierenden absolvieren mit dem Bachelorstudium „Informationstechnologien & Wirtschaftsinformatik“ ein technisch-wirtschaftliches Studium. Die Lehrveranstaltung „Prozessmanagement 2“ verbindet die technische und die wirtschaftliche Welt.

Die Bachelorstudierenden werden durch die Lehrveranstaltung zusätzlich auf die unmittelbare Anwendung im Job vorbereitet. Der Anteil der Studierenden, die intrinsisch motiviert sind, wird durch das Konzept erhöht.

Lehrinhalte - Auszug

• Aufbau einer Prozesslandschaft

• Methoden zum Modellieren eines Prozesses

• Rollen im Prozessmanagement

• Process Assessments auf Basis ISO9001

Die Lehrveranstaltung ist in 3 Präsenzblöcke aufgeteilt à mindestens 8 Lehreinheiten am Stück. Die Blended Learning Einheit ist zwischen Block 2 und 3 eingebettet.

Die Note der Studierenden setzt sich aus folgenden Teilbereichen zusammen:

• Mündliche Prüfung (50%)

• Projektarbeit (50%).

Die Lehrveranstaltung beinhaltet seit dem Sommersemester 2017 Blended Learning Einheiten (9 von 34 LE). Somit wurde die Präsenszeit im Vergleich zur reinen Präsenzphase um ungefähr ein Viertel gesenkt. Die E-Learning Einheiten dienen zur Bearbeitung und Weiterentwicklung von den Praxis-Projektideen (aus dem 3. Semester) aus den Unternehmen der berufsbegleitenden Studierenden und werden vom Lektor gecoacht. Projektarbeiten werden am Abschlusstag („Wettkampftag – IWI sucht den Superstar“) präsentiert und auditiert. Es wurden folgende 5 unterschiedliche Projektteamrollen vergeben. Projektleitung, stellvertretende Projektleitung, 2 x Qualitätsleitung, 2 x Auditleitung, 2 x Leitung IT/Software. In der Präsentation wird die Software-Modulation der projektierten Prozesse vorgestellt und es wird ein Live-Funktions-Test durchgeführt. Im Anschluss finden eine Befragung durch die Auditleitung der anderen Gruppen und den Lektor statt sowie eine Feedbacksequenz. Die mündliche Prüfung erfolgt im Anschluss an die Präsentationen am Tag 3 und soll nochmals sicherstellen, dass die Lehrziele je Studierendem erreicht wurden (Constructive Alignment).

Folgende Methoden kommen zum Einsatz, damit der Lebensraum zum Forschung- und Lernraum werden kann:

1. Übung: Schnittstellen im Prozessmanagement

Ziel: Einstiegsübung, warm-up, Aktivierung der Gruppe, Prioritätensetzung

Zeitpunkt: Story-telling am Anfang der ersten Lehreinheit

Dauer: 30 Minuten, inklusive Auflösung und Diskussion sowie fachliche Vernetzung und Ausblick

Beschreibung: Jeder Sitzreihe im Hörsaal wird eine Abteilung aus einem Unternehmen zugewiesen (Verkauf, Entwicklung, Einkauf, Produktion, Lager/Logistik, Finanzen). An den jeweiligen Schnittstellen sind Überraschungen versteckt (unter dem Tisch mit Klebeband am Vortag angebracht – Schokolade-Golddukaten – gesponsert). Nach der Frage an die Studierenden, wo man meist bei Prozessen in Organisationen das größte Optimierungspotential findet, und Gruppendiskussionen in den jeweiligen „Abteilungen“ erfolgt die Auflösung vom Lektor – an den Schnittstellen. Nach Beispielen aus der Praxis gibt es den Hinweis, dass das auch hier im Hörsaal so ist. Sogar überprüfbar: Man muss nur die Schnittstellen untersuchen – sehr genau. Nach dem Auffinden der Dukaten wird im Lebensraum (Hörsaal) erlebbar, dass die Analyse/Untersuchung der Schnittstellen im Prozessmanagement besonders wichtig und wertvoll ist. Dort findet man als Organisation oft Optimierungspotential.

Erlernte Methoden: Schärfung der Sinne, Storytelling, Arbeiten mit Analogien, Dialogorientierung und Einstieg ins kritische Denken durch Reflexion.

Ressourcen: 45 Schokoladen-Taler, doppeltes Klebeband (4,47+2,50=6,97 Euro – gesponsert)

2. Übung: Live Prozess-Moderation

Ziel: Durchführung einer Live-Moderation eines Musterprozesses als Demonstration mit der Gesamtgruppe (Mikromodellierung). Positives Besetzen des Themas.

Zeitpunkt: Tag 1, Vormittag

Dauer: 60 Minuten, inklusive Auflösung und Diskussion des gerade Erlebten.

Beschreibung: Die Studierenden wählen mittels online-voting über Smartphones aus 4 vorgegebenen Themen ihr Lieblingsthema („wir grillen“, „wir gehen auf Semesterabschlussreise“, „wir mixen einen Cocktail“, „wir gehen auf ein Date“). Aufgabenstellung: Entwicklung eines Prozesses mit definierten Schnittstellen Anfang/Ende. Im Anschluss Durchführung der Live-Moderation mit der Gesamtgruppe mit Moderationskärtchen und Pinnwand durch den Lektor. Die richtige Modellierungslogik wird bei dem Lernanlass beachtet.

Erlernte Methoden: Beobachtung als Gruppenmitglied: Moderationstechnik, Präsentationstechnik

Ressourcen: 2 Pinnwände, Moderationskoffer mit Kärtchen und Nadeln

3. Übung: Entwicklung und Audit eines Prozesses

Ziel: Durchführung von Mini-Feldstudie vor Ort, Beobachtung und Analyse von IST-Abläufen

Zeitpunkt: Tag 1, Nachmittag

Dauer: 60 Minuten, inklusive fertig modelliertem Prozess in Kleingruppe, 60 Minuten Präsentation & Feedback insgesamt, 30 Minuten Audit und Verbesserungsschleife in Kleingruppe, 15 Minuten Zusammenfassung und Reflexion.

Beschreibung: Als Mini-Feldstudie konzipiert lernen die Studierenden durch Beobachtung eine IST-Situation zu erfassen und abzubilden. Die kritische Reflexion des Erlebten erfolgt im Anschluss durch die Gruppe selbst und den Lektor (vgl. Taiichi Ohno- der Ohno-Kreis). Die Studierenden-Teams bekommen ein „Erste Hilfe-Starterset“, bestehend aus einem kleinen Erste Hilfe Koffer (gesponsert), einet gefalteten Anleitung/Arbeitsauftrag und einem Euro je Studierendem. Aufgabe ist es, das Hochschul-Buffet zu beobachten, mystery process testing durchzuführen – unter Beobachtung einzukaufen, den IST-Prozess abzubilden, den Soll-Prozess zu entwerfen bzw. zu optimieren und auch im Anschluss zu auditieren. verschiedene Audit-Checklisten werden dazu vorgestellt und über die Lernplattform Moodle zur Verfügung gestellt. Die Studierenden moderieren den Prozess in ihren Kleingruppen selbst, führen ein Prozessaudit durch und setzen dann die Verbesserungsmaßnahmen um. Ihr Lebensraum (das Campus-Gelände/-Buffet) wird zum Forschungs- und Lernraum.

Erlernte Methoden: Beobachtung/Ohno-Kreis, Moderationstechnik, Audit-/Assessmenttechnik, Präsentationstechnik

Ressourcen: 7 Metalldosen à 0,99 Euro, 40 Stück 1-Euro-Münzen à 40,-- Euro – gesponsert, QM-Smiley-Klebepunkte 1 Euro; Gesamtbetrag 47,93 Euro

4. Übung: Cases zu Prozessmanagement

Ziel: Prozessentwicklung und -moderation mit Software für einen vorgebebenen, theoretischen Fall (Mikromodellierung), Sammeln von Auditerfahrung

Zeitpunkt: Tag 2, Nachmittag

Dauer: 90 Minuten, inklusive fertig modelliertem Prozess in Kleingruppe (auch Abbildung mit Software Bizagi-Modeler), 30 Minuten Audit und Verbesserungsschleife in Kleingruppe mit Audit-Checklisten, 60 Minuten Präsentation & Feedback insgesamt (inklusive Test des Ablaufes durch die Software – runtime test), 30 Minuten Zusammenfassung und Reflexion.

Beschreibung: Die Cases inklusive Aufgabenstellung werden vorgestellt und sind im Team (Kleingruppe) zu bearbeiten. 2 Lernvideos zu Prozessmoderation („Wie führt man eine Moderation und gestaltet dabei Prozesse“) sind über die Lernplattform Moodle verfügbar und können bei Bedarf mehrmals angesehen werden.

Erlernte Methoden: Verwendung der Software Bizagi Modeler, Anwendung von Moderationstechniken für einen vorgegebenen Muster-Fall, Audittechniken, Präsentationstechniken.

In allen Präsenz-Unterrichtsphasen werden von den Ergebnissen Fotoprotokolle gemacht und als Nachschlagewerk über Moodle zur Verfügung gestellt. Das Fördern von kritischem Denken - wie funktionieren Organisationen, welche Probleme gibt es entlang der Abläufe, Umgang mit Macht und Bereichsdenken, Auditoren-Polizisten-Rolle - sind zusätzliche Themen.

Im Rahmen der Blended Learning Phase kommt es zu kollaborativem Lernen. Die Studierenden bearbeiten Aufgabenstellungen gemeinsam, modellieren die Prozesse im Team und programmieren den Prozessablauf mit dem Bizagi Modeler.

5. Übung: Abschlussprojekt für die Blended Learning Phase

Ziel: Prozessentwicklung und -moderation mit Software für Projekte aus bestehenden Unternehmen der Studierenden – Praxisfall (Mikromodellierung), Sammeln von Auditerfahrung und Überprüfung der Lernziele.

Zeitpunkt: Blended Learning, Präsentation, Diskussion und Feedback am Tag 3

Beschreibung: Aus der begleitenden Vorlesung im 3. Semester, BPJ1 – begleitende Projekte 1 – werden die Praxisprojektideen aus existierenden Unternehmen der berufsbegleitenden Studierenden weitergeführt. Pro Projektidee sind ein Teil-Geschäftsprozess, ein Managementprozess und ein Systemprozess zu modellieren, zu entwickeln (Abbildung durch Flowchart und Software Bizagi). Die Prozesse sind am Abschlusstag (Wettkampftag) zu präsentieren und werden jeweils von der Auditleitung der anderen Gruppen nach der Präsentation analysiert und auditiert (Simulation einer Ist-Situation eines Assessments bzw. Audits). Die entwickelten Prozesse und eigenen Auditchecklisten sind vorab auf die Moodle-Lernplattform hochzuladen, damit sich die anderen Projekt-Teams und der Lektor vorbereiten können. Nach jeder Projektpräsentation fasst der Lektor zusammen und gibt Feedback. Der Abschlusstag steht unter dem Motto: „IWI (=Studienrichtung) sucht den Superstar“. Die beste Projektausarbeitung wird durch alle Studierenden online gewählt, das Siegerteam geht als Superstar hervor.

Erlernte Methoden: Verwendung der Software Bizagi Modeler, Anwendung von Moderationstechniken für ein Projekt aus den Unternehmen der Studierenden (Echtfall), Audittechniken, Präsentationstechniken

Die eingesetzten neuen Technologien werden nun im Detail erläutert:

Bizagi Business Prozess Modeler (BPMN)

Das Software-Tool Bizagi Business Prozess Modeler wird von der Fachhochschule Campus02 zur Verfügung gestellt. Der Lektor gibt eine kurze Einführung in die Software (2 online-Lernvideos in Moodle). Den Prozess mittels der Software zu modellieren, ist Teil des Praxis-Projektes und ist auch am Abschlusstag zu demonstrieren (inkl. Funktions-/Ablaufprüfung mittels Software).

Moodle – Lernplattform für CASES

Moodle ist eine Lernplattform zum Austausch der Cases und Up-, Downloadmöglichkeit von Dateien und wird zur Kommunikation während der Vorlesung für die Blended Learning Phase genutzt. Die Kontrolle ob Deadlines eingehalten werden, wird für den Lektor möglich. Der Qualitätscheck der abgegeben Unterlagen kann über Moodle durchgeführt werden. Zu den eingereichten Fällen kann man direkt Feedback geben.

Slido – Audience Interaction, Response tool (Event App, Polling)

Slido ist ein online live-Umfrage-Tool (Hochschulversion) mittels Smartphone für Multiple-choice Fragen, Rating-Fragen und für offene Fragen. Einsetzbar ist die Software für IST-Stand Bestimmung, zur Wiederholung oder Zusammenfassung, Wissensabfrage - anonym, Anregung zur Diskussion- anonym sowie Auflockerung. Digitale Unterlagen können mit einem Klick zum Download zur Verfügung gestellt werden. Q & A Sessions können moderiert werden.

Feedbackr – für Quicktests und Zusammenfassungen

Microsoft Office – eine Excel-Prozess-Auditcheckliste wurde erstellt

Teamviewer oder Google hangouts

Der Teamviewer erlaubt es, direkt auf den Bildschirm eines anderen Computers zuzugreifen und zum Beispiel bei Modellierungsproblemen online zu coachen (remote-desktop-Zugriff). Mit Google hangouts sind Multi-Chat und Telcos kostenlos möglich.

Transparenz und Arbeitsfortschritt können über die Lernplattform Moodle und Bizagi-online-Zugriff sowie Teamviewer gewährleistet werden.

Leistungsbeurteilung:

Die Leistungsbeurteilung ist an den Lehrzielen ausgerichtet und erfolgt durch mündliche Prüfung (50%) sowie Projektarbeit (50%). Durch die Begleitung bei der Projektarbeit und die Bewertung sowie die Präsentationen der Teams werden Lehrziele getestet, die die Gruppe und Individuen betreffen (z.B. Prozessmodellierung und Software, Auditergebnisse, Methode Softwaremodellierung, Methodenkompetenz, Dialogorientierung, kritisches Denken).

Weitere Lehrziele und persönliches Erreichen werden anschließend bei der mündlichen Prüfung abgefragt, um den erfolgreichen Kompetenzerwerb zu sichern.

Nachbetrachtung und Evaluierung:

Die Lehrinhalte und Lernergebnisse werden für die folgenden Semester didaktisch, methodisch und auch in Hinblick auf die Anwendungsorientierung im Beruf reflektiert, analysiert und weiter verbessert. Bisherige Evaluierungsergebnisse und Interviews mit den Studierenden ergaben, dass die Lerninhalte sehr gut in die berufliche Praxis umgesetzt werden konnten. (Mittelwert zur Frage Lernzielerreichung: 1,13, Standardabweichung 0,33; Gesamtevaluierungsergebnis aller Fragen: 1,12 – 60,71 % Beteiligung) Wörtliche Zitate aus der Lehrveranstaltungs-Evaluierung: „DAUMEN HOCH! Mach weiter so Heli!!!“, „Sau geil!“, „alles andere als trocken.“, „Wirkt zu jeder Zeit motiviert und das greift über.“, „Alles in allem leider keine Kritik möglich :p“